Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie zum Beispiel als PDF – in einem strukturierten elektronischen Format dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung. Somit kann das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger dem Grunde nach frei vereinbart werden, soweit dieses der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entspricht.
In Deutschland erfüllen insbesondere die beiden folgenden Rechnungsformate die Voraussetzungen:
- XRechnung
Bei der XRechnung handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat. Es besteht aus einer XML-Datei. Zur Nutzung bedarf es eines Visualisierungstools. Anderenfalls ist das Format für das menschliche Auge nicht lesbar, da es keine visuelle Komponente beinhaltet.
- ZUGFeRD
Bei dem ebenfalls bereits in Nutzung befindlichen ZUGFeRD-Format handelt es sich um ein sog. hybrides Rechnungsformat. Dieses Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Sie besteht aus einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil.
Beginn der E-Rechnungspflicht
Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 1.1.2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 1.1.2025. Der bis dahin existierende gesetzliche Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Mit anderen Worten: Ab 2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung.
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
Wichtig! Damit müssen alle physiotherapeutische Praxen, unabhängig von Rechtsformen und Größe, in der Lage sein, die E-Rechnung ab 2025 empfangen zu können!
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen
Physiotherapeutische Praxen sind zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie ihre Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbringen. Dies gilt auch, wenn Sie eigentlich umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind.
Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:
- Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (wie z.B. heilberufliche Leistungen),
- Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,
- Rechnungen an ausländische Unternehmer,
- Rechnungen an private Endverbraucher (zum Beispiel Rechnungen an Privatpatient*innen).
Wichtig! Daher dürfte die Ausstellung von E-Rechnungen, die spätestens ab 2028 verpflichtend ist, für die meisten Physiotherapiepraxen kaum von Bedeutung sein. Lediglich für umsatzsteuerpflichtige Leistungen an inländische Unternehmer, wie zum Beispiel die betriebliche Gesundheitsförderung, müssen E-Rechnungen erstellt werden.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab 2025. Aber: Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller Übergangsfristen vor:
Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden. Aber: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich.
Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen (Aber: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich) abgerechnet werden, vorausgesetzt: der Umsatz des Unternehmens hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten.
Ab 2028 sind Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln.